О тонкостях делопроизводства

Тема ведения делопроизводства в государственных учреждениях достаточно актуальная. Несмотря на то, что обучающие семинары проводятся на постоянной основе, ошибки и неточности в оформлении документов имеют место быть.

О состоянии работы ведомственных архивов и соблюдении норм ведения делопроизводства в местных исполнительных органах рассказала руководитель районного государственного архива Дана Шибаева.

Как сообщила докладчик, в списке источников комплектования госархива значится 58 госучреждений и предприятий, а также частные организации, в деятельности которых формируются документы, входящие в состав Национального архивного фонда (далее - НАФ).

Согласно плана работы, сотрудники райархива изучают практики работы по ведению делопроизводства и по обеспечению сохранности, учета и хранения с оказанием методической помощи по проведению экспертизы ценности архивных документов в учреждениях-источниках комплектования. 

В ходе данной работы были выявлены пробелы в ведении делопроизводства, отметила Дана Шибаева. В частности, вопиющие случаи утери документов по личному составу и дел постоянного хранения, в их числе по бухгалтерскому учету.

Такие факты объясняют тем, что во многих госучреждениях бухгалтеры работают удаленно и своевременно не распечатывают архивные документы с электронных баз, не передают надлежащим образом в ведомственный архив.

Факты утери документов были выявлены в акиматах Гагаринского, Доскейского, Умуткерского с\о, с.Каракудук и в отделе культуры и развития языков.

Причинами ненадлежащего обеспечения сохранности архивных документов руководитель госархива объясняет отсутствием архивных помещений. К примеру, в рабочих кабинетах хранятся документы в Актобинском, Бухар-Жырауском, Кокпектинском, Тогызкудукском с\о, с.Суыксу, с\о Керней, а также в отделе внутренней политики, жилищной инспекции, говорит докладчик, называя госучреждения, в которых выявлены нарушения норм и правил в архивной сфере.

– Хотя мы неоднократно давали разъяснения, рекомендации должностным лицам о необходимости ежегодно актом приема-передачи принимать бухгалтерские документы в обработанном порядке, а также при смене ответственного лица за ведение делопроизводства и ведомственного архива, - говорит Дана Шибаева.

Еще одним нарушением является отсутствие работы по проведению экспертизы ценности, обработке и составлению описей дел в районных отделах сельского хозяйства, земельных отношений, строительства, архитектуры и градостроительства, культуры и развития языков, внутренней политики.

По словам Д.Шибаевой, госучреждения также не на должном уровне соблюдают и требования Правил документирования. В частности, не заполняют сведения об исполнителях, не проставляют отметки об исполнении и направлении в дело и так далее.

В ответах на входящий докумен не проставляется ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ.

– По результатам изучения практики работы источников комплектования архивом на имя акимов и руководителей отделов были направлены справки с указанием сроков предоставления информации по устранению указанных замечаний. Однако в срок данные информации большинством исполнителей так и не были предоставлены, - говорит Д.Шибаева.

А те, кто все-таки отреагировал и указали об устранении нарушения, на деле же выяснилось, что все осталось без изменений. Такие факты сотрудники райархива выявляли при повторных проверках. Подобные случаи имелись в Доскейском, Умуткерском с\о, с\о Тузды и Баймырза, а также в отделах сельского хозяйства, культуры и развития языков, архитектуры и градостроительства.

По мнению Д.Шибаевой, данные факты подтверждают ненадлежащий контроль ведения работы по обеспечению сохранности, учета и хранению документов Национального архивного фонда со стороны руководителей.

Руководитель райгосархива призналась, что боится за сохранность документов. В большинстве акиматах и отделах документы пылятся на открытых стеллажах, хотя в идеале документы должны храниться в металлических шкафах под замком.

Д.Шибаева вновь призвала всех ответственных за делопроизводство специалистов соблюдать нормативные требования, правила формирования дел и подготовку документов к передаче на архивное хранение.

Что такое экспертиза ценности документов, какие требования предъявляются при создании экспертной комиссии организации и формировании дел и передачи их на архивное хранение рассказала главный хранитель фонда районного государственного архива Асель Балпанова.

Специалист подробно остановилась на основных требованиях порядка ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов в местных исполнительных органах и дала практические рекомендации, предоставив конкретные примеры и разъяснения.

О ключевых этапах разработки номенклатуры дел, начиная от анализа деятельности госучреждения и заканчивая ее утверждением, рассказала заведующая архивохранилищем райгосархива А.Жумагельдинова.

В выступлении особое внимание было уделено правильному составлению номенклатуры дел, формированию заголовков дел, срокам хранения и так далее.

К слову сказать, на семинаре в качестве положительных примеров ведения делопроизводства были названы только два специалиста, которые на должном уровне ведут эту ответственную работу в организациях, - это Роза Копбаева – главный специалист акимата Ростовского с\о и Ажар Жумкенова – специалист акимата с\о Керней.

Присутствовавшая на семинаре А.Жумкенова поделилась своим опытом работы, рассказав коллегам некоторые тонкости составления номеклатуры дел. Специалист с большим стажем работы относится к своим функциональным обязанностям всегда ответственно.

В помощь участникам семинара стали также материалы, подготовленные специалистами райгосархива, в них содержались методические рекомендации в вопросах делопроизводства и образцы документов.

Также в рамках семинара были обсуждены вопросы, касающиеся единого электронного архива «е-архив», который в настоящее время все активнее внедряется в работу государственных структур.

- Правильно составленная и согласованная номенклатура дел – основа эффективного управления документацией в любой организации, - отметила Д.Шибаева, завершая работу семинара. - Мы надеемся, что полученные знания помогут всем специалистам госучреждений наладить делопроизводство и обеспечить сохранность всей документации и в целом повысить эффективность своей работы.

Вы формируете историю района, ведь в архивных документах отражено документальное наследие, все изменения, касающиеся развития вашего сельского округа или организации, заключила руководитель райгосархива.

А.Жумакаева

На фото Д.Торжанова: президиум и участники семинара.

Вернуться назад