taza-kaz

Хранение и учет документов


20.04.2023

Согласно плана мероприятий на текущий год  государственным районным архивом совместно с отделом контроля и документационного обеспечения аппарата акима района 12 апреля был проведен семинар с должностными лицами государственных учреждений района, ответственными за ведение делопроизводства и работу по ведомственному архиву учреждений на тему «Порядок ведения делопроизводства, приема, хранения, учета и использования документов в ведомственных архивах».

Руководитель архива Д.Шибаева в своем выступлении напомнила, что в соответствии ст.7 Закона РК «О Национальном архивном фонде и архивах», документы, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности органов местного государственного управления и самоуправления, судов, прокуратуры, коммунальных предприятий и других государственных юридических лиц, относятся к государственной собственности.

Также законом установлено, что «до передачи документов на государственное хранение данные документы проходят стадию ведомственного хранения. При этом, собственники документов обязаны обеспечить их сохранность». 

В связи с тем, что целью деятельности государственных архивных учреждений является осуществление полномочий по обеспечению сохранности архивных документов и по владению, пользованию и распоряжению на территории района (города) частью документов Национального архивного фонда РК, районным архивом ведется работа по обследованию и изучению практики работы местных исполнительных органов по обеспечению сохранности, учёта, хранения архивных документов, формированию архивных дел  с оказанием методической и практической помощи.

Докладчик отметила, что специалистами архива в І квартале текущего года было проведено обследование и изучение практики работы по обеспечению сохранности, учета и хранения архивных документов постоянного и долговременного сроков хранения с оказанием методической помощи по проведению экспертизы ценности архивных документов в аппаратах акимов п.Ботакара, Акбельского, Белагашского, Доскейского, Петровского, Тогызкудукского, Умуткерского, Уштобинского, Каражарского, Центрального сельских округах, с\о Тузды, с\о Керней, селах Ботакара, Жанаталап, а также в отделах занятости и социальных программ, культуры и развития языков, внутренней политики, строительства и архитектуры.    

В ходе обследования были выявлены недоработки в введении делопроизводства, проведении экспертизы ценности документов, формировании архивных дел и в обеспечении сохранности архивных документов.

Также установлено, что имеются случаи утери документов постоянного хранения за определенные промежутки времени, так как во многих аппаратах акимов сельских округов, сел и поселков бухгалтера ведут работу не на территории учреждений, а в онлайн формате и не сдают в ведомственный архив бухгалтерские документы. Хотя должны это делать ежегодно. Кроме того, при смене бухгалтеров не производится акт приема-передачи данных документов, что в последующим приводит к утере архивных документов постоянного и долговременного хранения.

По устранению указанных недоработок были даны разъяснения и рекомендации в  соответствии с требованиями действующего законодательства в сфере архивной деятельности.

Также главным хранителем фондов А.Балпановой разъяснен «Порядок оформления, учета и хранения документов НАФ РК в ведомственных архивах» с показом слайдов по данной теме.

Главный специалист аппарата акима сельского округа Керней А.Жумкенова рассказала о практике ведения делопроизводства и работе с документами ведомственного архива.

В завершение работы семинара руководитель отдела контроля и документационного обеспечения аппарата акима района С.Оспанова призвала участников семинара повысить ответственность и активизировать работу в данном направлении, а также приложить максимум усилий для недопущения впредь фактов утери документов, входящих в состав   документов Национального архивного фонда.

Наш корр.

 

На фото Д.Торжанова: президиум встречи; А.Жумкенова; участники семинара.



Вернуться назад

Прямая линия 8 72154 21885 8 72154 21773
Нам
отвечают
Архив
номеров

Опрос

Какая проблема района волнует Вас больше всего?