Порядок документирования и требования к оформлению документов

Независимо от формы собственности организации, вида её деятельности, наименования документации, места её составления существуют общие требования к оформлению документов.

Порядок документирования, требования к оформлению документов, порядок оформления письма в государственных и негосударственных организациях определены в «Правилах документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях», утвержденные постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года №703.

В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрена служба документационного обеспечения управления, обязанности по ведению делопроизводства возлагаются на ответственное должностное лицо.

В организации применяются следующие бланки документов:

- бланк письма организации,

- бланк конкретного вида документа организации,

- общий бланк организации.

Бумажные бланки документов государственных организаций с изображением Государственного герба Республики Казахстан подлежат учету, поэтому в правом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляются его номер, а при необходимости серия. Электронные бланки учету не подлежат.

Не допускается оформление на одном бланке документа на двух и более языках.

Документ на казахском языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке, а также на двух и более языках печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.

Государственный герб Республики Казахстан изображается на бланке документа государственной организации в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных символах Республики Казахстан.

Регистрационный номер (индекс) документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел организации, порядкового номера документа в регистрационно-контрольной форме. По усмотрению организации в регистрационный номер включаются дополнительные элементы.

При перенаправлении обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений между государственными и негосударственными организациями, а также направлении ответа заявителю регистрационный номер документа не меняется.

При исполнении ответа на входящий документ, надо обязательно заполнять ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа, на который даётся ответ.

Реквизит “Адресат” оформляется строчными буквами, полужирным шрифтом. Наименование организации, ее структурного подразделения пишется в именительном падеже, должность, фамилия лица, которому адресован документ – в дательном падеже.

На одном документе оформляется не более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа.

Для документов на бумажном носителе оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати организации проставляется после наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая его личную подпись.

Не допускается подписание документа с предлогом “за” или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Текст документа печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или при помощи устройств компьютерной техники размером № 14 шрифта Times New Roman (Таймс Нью Роман) или Arial через один межстрочный интервал. В отдельных случаях, а также при оформлении таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний допускается изменение размеров шрифта и межстрочного интервала.

При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания.

В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, указываются количество листов, экземпляров, язык исполнения.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется строчными буквами.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова “Утвержден” (“Утверждена”, “Утверждено”, “Утверждены”), вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.

Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте. В состав резолюции входят инициал(ы) имени и фамилия(и) исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись автора резолюции и дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном бланке (фишке) с указанием под подписью лица, наложившего резолюцию, входящего регистрационного номера (индекса), даты поступления и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа).

А.Балпанова,

главный хранитель

фонда КГУ

«Государственный архив Бухар-Жырауского

района»

Вернуться назад